Criada durante a Segunda Guerra Mundial, é um método de organização que visa priorizar demandas para alcançar produtividade e gerir o tempo dos colaboradores.
A Matriz de Eisenhower é uma técnica de priorização de demandas que pode ser a solução para o seu alto número de tarefas a serem feitas.
Nós sabemos que, muitas vezes, você tem se sentido pressionado pelas demandas a serem entregues com urgência, companheiros de equipe difíceis de lidar, e-mails chegando aos montes, sem falar nos prazos de projetos importantes se aproximando.
Ufa! São muitas responsabilidades. E se nós te contarmos que não é só você passando por isso?
Segundo a Development Academy, em 2021, menos de 1 em cada 5 pessoas tinha usado uma ferramenta de gestão de tempo adequada.
Mas não se preocupe: nós estamos aqui para ajudar você e os seus colaboradores.
Se você busca aumentar a produtividade de maneira organizada e eficiente, a Matriz de Eisenhower é a solução perfeita. Ela te auxiliará na organização e delimitação de ordem de ação para cada demanda presente na sua to-do-list.
Afinal o que é a Matriz de Eisenhower?
Focada na ação, organização de tarefas e nas metodologias ágeis, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que atribui pontos a demandas conforme o seu grau de importância.
É uma ferramenta simples e muito popular, que pode auxiliar na visualização das demandas e ainda te ajudar a se adaptar aos novos modelos de organização do trabalho.
O seu sistema é focado em dividir as ações em quadrantes: as demandas mais importantes recebem grau de prioridade, e as que não são importantes são delegadas ou agendadas para serem feitas posteriormente.
Como surgiu?
Você já ouviu falar que é nos momentos difíceis onde elevamos a nossa coragem e criamos soluções? Essa teoria definitivamente se aplica ao surgimento da Matriz de Eisenhower.
Durante a Segunda Guerra Mundial, Dwight Eisenhower, general do exército americano, percebeu que, enquanto atuava estrategicamente na invasão aliada na Europa, precisava tomar decisões difíceis e realizar tarefas o tempo inteiro.
Assim, criou o que se tornou a solução: a Matriz de Eisenhower.
Dwight, por sua vez, se tornou o 34º presidente dos Estados Unidos da América de 1953 a 1961. Porém, isso não fez com que a sua Matriz ficasse famosa.
Foi apenas no fim da década de 80 que a ferramenta de priorização de tarefas tornou-se conhecida mundialmente, graças a publicação do livro “Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes”, de Stephen Covey.
Como funciona a Matriz de Eisenhower?
Alguns anos depois da criação da Matriz de Eisenhower, o escritor Stephen Covey estruturou as ideias do ex-presidente Dwight para que a organização das tarefas ficasse mais visível.
Assim, ao categorizar todas as suas demandas, ele criou o conceito dos quadrantes focados no fazer, agendar, delegar e eliminar, ou seja, cada demanda é inserida em um dos 4 quadrantes.
São eles:
- Faça: importantes e urgentes;
- Agende: importantes, mas não urgentes;
- Delegue: não importantes, mas urgentes;
- Elimine: nem importantes, nem urgentes.
Como definir a priorização de tarefas?
A definição da prioridade das tarefas se dá quando você compreende a diferença entre o que é importante e o que realmente não é.
Sabemos que tomar decisões não é uma tarefa fácil.
Segundo estudos publicados pela Medical Daily, a tomada de decisão é fortemente ligada à emoção, ou seja, a depender do seu estado emocional você conseguirá tomar decisões de forma mais leve e intuitiva.
Mas nós sabemos que nem sempre estamos com o nosso estado emocional em 100%, não é?
Por isso, ferramentas como a Matriz de Eisenhower se tornam tão importantes: elas transformam as tomadas de decisão em ações mais fáceis de serem feitas, já que, com o tempo, você conseguirá identificar rapidamente o que é urgente e o que é importante.
Agora vamos ao que importa: a construção de uma jornada mais organizada!
Como construir a Matriz de Eisenhower?
A imagem abaixo te fará enxergar de forma mais visual o que é a Matriz de Eisenhower.
E não se preocupe: te ensinaremos um passo a passo para você construir a sua própria Matriz. Assim, você poderá compartilhar com a sua equipe e auxiliar no treinamento e desenvolvimento de seus colaboradores.
Vamos lá?
Antes de colocarmos a mão na massa, precisamos entender 100% do que se trata cada um dos quadrantes.
Quadrante 1: defina as tarefas urgentes e importantes
As demandas alocadas no primeiro quadrante devem ser aquelas que você deve dar todo o seu potencial para solucioná-las com rapidez e maestria.
Portanto, sempre que o seu quadrante 1 estiver preenchido, não pense duas vezes: aja.
Quadrante 2: defina as tarefas importantes e não urgentes
Assim que terminar as demandas do quadrante 1, passe para o quadrante 2. São aquelas demandas importantes, mas não urgentes.
Essas demandas provavelmente afetarão as suas metas a longo prazo, por isso, são essenciais se você quer ser proativo no trabalho.
Quadrante 3: defina as tarefas não importantes, mas urgentes
Aqui serão incluídas aquelas tarefas do dia a dia que, apesar de necessariamente precisarem ser concluídas, não têm tanta relevância.
Você precisará ser crítico com as demandas do quadrante 3: elas afetam as minhas metas a longo prazo? Se a resposta for sim, delegue-as. Se a resposta for não, considere excluí-las.
Quadrante 4: defina as tarefas não importantes e não urgentes
Demandas que além de não importantes, não são urgentes, são desnecessárias e precisam estar no fim da sua to-do-list, já que apenas desperdiçam o seu tempo e energia.
Quais os benefícios da Matriz de Eisenhower para as empresas?
Os benefícios que a estrutura de Eisenhower pode trazer são diversos. Apresentamos os principais deles para você:
- Aumento da produtividade, consequentemente, melhora no clima organizacional;
- Maior organização;
- Clareza de atividades;
- Maior agilidade;
- Priorização de tarefas mais importantes e urgentes para a empresa;
- Assertividade na tomada de decisão.
Como usar a Matriz de Eisenhower para gerenciar a produtividade dos colaboradores?
Nós já sabemos que a Matriz de Eisenhower ajuda na produtividade dos colaboradores, já que eles dão preferência a ações importantes e urgentes, colaborando com o crescimento da empresa.
Em ferramentas online como o Trello, os líderes podem ter acesso às matrizes dos liderados, além de adicionar novas demandas e fazer uma gestão de processos mais eficiente.
Sendo assim, o gerenciamento da produtividade acontece com a análise do que o colaborador tem planejado para ser feito no dia, e o que ele de fato produziu ao final do dia.
É importante ressaltar que, se você como líder, observar que os seus membros adicionam muitas demandas no quadrante 1, análises devem ser feitas.
Entenda como a distribuição de demandas são feitas no time e se tem algum colaborador procrastinando no trabalho e aguardando o prazo limite para realizar determinadas tarefas, ou seja, esperando que determinadas tarefas se tornem urgentes para só então, realizá-las.
Conclusão
Gerir o dia e o dia dos seus colaboradores não é fácil.
Segundo a Development Academy 82% das pessoas não possuem um sistema de gerenciamento de tempo e, provavelmente, é isso que nos faz acreditar que manter uma rotina de tarefas é tão árduo.
Contudo, com ajuda de ferramentas de gestão de tempo, como a Matriz de Eisenhower e um prático sistema de gestão você e os seus colaboradores podem alcançar melhores resultados.
E aí, preparado para revolucionar o modo de organização e aumento da produtividade da sua equipe?
